会议方案的内容有锦集7篇

　　为了确保工作或事情有序地进行，我们需要事先制定方案，方案的内容和形式都要围绕着主题来展开，最终达到预期的效果和意义。

会议方案的内容有 篇1

　　由于各种专线网的视频会议系统普及应用，该系统的运维保障就成为了技术部门的重要工作。视频会议保障工作针对的主要是多点模式。本文从视频会议系统运维保障的各个环节阐述了运维保障工作的内容和要求。

　　随着信息技术的不断发展，各种先进技术和先进设备应运而生。视频会议系统作为其中发展最为迅速的一项，它集中了通信技术、计算机技术和微电子技术于一体，是基于异地通信方式的影像通信。视频会议系统是指两个或两个以上不同地方的个人或群体，通过传输线路及多媒体设备，将声音、影像及文件资料互传，实现即时且互动的沟通，以实现会议目的的系统设备。基于各种生活、办公需求，视频会议系统才能得到快速的发展，那么如何保证视频会议系统在使用过程中，稳定的运行，为客户提供优质的会议效果，这就需要视频会议系统的运维服务，保障在其视音频、多媒体应用的设计、实施、维护、运营等方面，都能稳定安全的使用，从而保证视频会议系统的质量。

　　1 视频会议系统概述

　　随着通讯技术不断发展，使得各国之间的交流越来越多，双方就需要进行远程办公，这时候，基于各种专线网络的远程视频会议系统应运而生。作为世界最先进的通信技术，远程视频会议系统只需要借助简单的网络技术就可以进行复杂多样的办公会议。视频会议系统能广泛应用在政府、军队、事业单位、大型企业、教育系统、医疗等领域。

　　视频会议系统的构成通常包括MCU(多点控制单元)、终端设备、各种视音频设备和传输网络(包括传输设备和传输信道)。视频会议的工作模式有两种，点对点会议和多点会议。在各部门的专线网中，多点会议的应用相当广泛。视频会议保障工作针对的主要是多点模式。在多点模式下，视频会议系统融入了更加丰富的功能，这也需要更高难度的技术，比如，LPR(丢包恢复)系统、QoS、混合型网络视频应用技术、云计算技术(云存储)等技术。在视频会议系统中，功能使用最多的就是用户的交流模式，这就对多方会议交流模式视频的维护提出了新的考验。这时视频会议系统的运维服务就应运而生，视频会议系统运维护服务是指对会议需求方的视音频应用的设计、实施、维护、运营等提供服务，根据需求，全面协助会议需求方进行视频会议系统的日常管理与运行。视频会议保障工作根据内容不同，主要分为设备保障、会议过程保障和人员保障三个方面。视频会议运维保障的主要任务是保证承载网络通信正常、相关设备运行稳定，通过保障人员的有序操作，以确保会议的顺利进行。其中设备保障的核心是做好MCU以及音视频终端设备的维护，并可以通过制定保障方案、进行预演，通过对网络的连通性、视频显示效果、音频互动效果及整体视频会议流程进行反复测试，确保会议效果。本文以下内容就是对这三方面进行分析探究。

　　2 视频会议系统设备的运维保障工作

　　视频会议系统的效果首先受到设备状况的直接影响。网络或会议设备不稳定或出现故障，会议的效果轻则不理想，重则会导致无法开会的后果。特别是涉及多个节点的远程视频会议应该尽量提前一天组织人员进行全网联调，对整个会议过程进行模拟，以确保会议整体效果。

　　2.1 保障通信线路。通信线路的畅通是视频会议顺利召开的重要保证。在接到会议通知后，保障人员应该及时测试各会议节点间的通信线路，在线路出现问题时，能及时快速的修复线路故障，保证会议顺利进行。

　　2.2 保障网络设备。如果网络连接状况不好，速度慢，丢包多，就会出现会议画面和语音延迟、马赛克、视频终端掉点等现象，在保障工作中，相应专业的保障人员应该重点检查路由器、防火墙、交换机、光纤收发器等运行状态，测试主会场和分会场之间网络连通性和丢包率，及时的进行维护。

　　2.3 保障会议设备。视频会议系统设备包括MCU、终端及视音频设备、中控等，会议保障人员应该对其进行全面的检查，确保质量都没有问题，并已经调整到最佳位置。

　　3 视频会议进行过程中的保障工作

　　视频会议系统运维服务保障工作，需要对会议从头到尾全过程进行保障，遇到问题，及时处理，才能保证会议质量。这就需要会议运维保障人员必须具有过硬的专业技术知识和爱岗敬业的良好职业道德修养，才能更好的胜任视频会议系统的运维保障工作。以下对会议前、会议中、会议后三个阶段进行讨论分析。

　　3.1 会议前阶段。一是灯光。视频会议对灯光的要求比较高，室内灯光的选择上，以三基色灯为主(色温3000-3500K)为主，避免使用热光源。会议开始前，应将会场大灯及主席台灯光全部打开，然后通过会场摄像头观察会场全景、主席台全景及每个发言席特写的图像效果，调整会场各处的灯光，达到最好的灯光效果。二是音频设备。主要包括音箱、话筒。会前要连接好会议的话筒，并逐个进行试音检查，并根据分会场的情况，把音量调整到最佳。接着对话筒杆是否拧紧、节点是否插紧、连线是否拉直等仔细地检查。一般情况下话筒置于发言者左侧，距离和高度应适中。三是视频设备。包括会场摄像头、摄像机、监控和投影显屏。会议开始前，打开会场中的所有摄像头，通过监控查看各摄像头的图像显示情况，调整机位到最佳位置。所有镜头务必注意人物居中。四是现场其他设备。包括横幅(会标)、录音录像等。有条件安装LEI)显示屏的会场，需要提前按照主办方要求设计好，并在会前打开。

　　3.2 会议中阶段。一是控制音响。操作调音台，根据会议的需求，适时播放音乐，并现场调节音量。二是灯光控制。会议期间根据需要打开或者关闭某些灯，如果是演出或者是报告形式，就必须根据演出的进程随时控制调整灯光，如每一个节目演出前、表演中和落幕的不同灯光需求。三是镜头控制。控制镜头。镜头控制的一般规则是：会议开始前，播放会场大全景;待主席台就座后，播放主席台全景;讲话时，播放发言人镜头。根据会议的各个需要，灵活的调整镜头，以达到最好的会议效果。四是信号切换。安排专人分别操作矩阵、中控和终端，通过音视频矩阵实现会场不同信号的切换显示，根据会议进程对本地、远程的不同信号进行切换，适时显示不同信号画面。五是控制MCU。实现会议信号的远程传送，对分会场掉线重呼。为保证会场声音清晰，应对所有分会场实行静音控制。

　　3.3 会议后阶段。会后阶段的工作主要是关闭设备。各会场保障人员确认一切正常，等待主会场与各分会场终端断开连接后，关闭和收好视频会议的相关设备，具体包括：关闭信号源(摄像头、摄像机、中控系统)、关闭显示设备、关闭音响、关闭计算机，最后关闭总电源。需要特别注意的是，关闭投影仪后不要马上切断电源，待风扇继续转动，充分散热以提高使用寿命。

　　随着信息技术的不断发展，人们的对视频会议系统的应用越来越广泛，对视频会议系统的运维保障要求也越来越专业和规范。做好视频会议系统的运维保障工作，才能更好地引领该系统取得更好更广泛的应用效果，为其应用发展提供更好的前景。

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会议方案的内容有 篇2

　　为认真贯彻落实省市交通工作会议精神，总结上半年交通工作，全面部署下半年的工作任务，特制订全区交通工作会议方案如下：

　　一、会议时间：20xx年7月7日上午8：30

　　二、会议地点：鸿运酒店二楼会议室

　　三、与会人员：

　　区委副书记、区长张明；区委常委、区政府副市长路良。

　　各镇（区、街）镇长（办事处主任）。国土局、财政局、公安局、发改局、监察局、住建局、审计局、林业局、安监局、广电局等单位主要负责人。

　　交运局、港航局、公路局中层（含）以上干部。

　　市交运集团、客运公司、公交公司、运输公司等单位主要负责人。（共100人）

　　四、会议议程。

　　会议由区政府副市长路良主持，会议日程有两项：

　　1、路区长与各镇（区）街道签订20xx年度乡村公路建设养护管理目标责任书。

　　2、张区长做重要讲话。

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会议方案的内容有 篇3

　　一、会议时间

　　定于4月8月上午，会期半天。

　　二、会议地点

　　××县招待所二楼会议室。

　　三、参会人员（218人）

　　1.县领导：周辉、梁永泉、舒恒生、杜再文、易延凤、张晓波、陈秋生、黄和平（8人）

　　2.各办事处、乡镇，县直单位主要负责人、各办事处分管领导（160人）

　　3.县内外来投资骨干企业负责人（30人）

　　4.重点“万村千乡市场工程”农家店负责人（10人）

　　5.县骨干流通企业负责人（10人）

　　四、会议议程

　　主持人：县委常委、常务副县长易延凤

　　1.陈秋生副县长作全县商务工作报告。

　　2.县委常委、副县长张晓波宣读表彰决定。

　　3.颁奖。

　　（1）表彰20xx年度招商引资工作先进单位（20个）

　　（2）表彰20xx年度招商引资工作先进个人（33个）

　　（3）兑现20xx年度新办招商引资企业税收奖

　　（4）兑现20xx年度招商引资中介人奖

　　（5）表彰20xx年度“万村千乡市场工程”标准示范农家店及骨干流通企业先进单位（10个）

　　4.各办事处、战线递交20xx年度招商引资目标责任状

　　5.县长梁永泉讲话。

　　6.县委书记周辉讲话

　　五、工作分工

　　下设四个工作组：

　　1.协调组：组长：陈银堂，副组长：李波 、谢燕

　　负责整个会议的组织协调

　　2.秘书组：组长：覃海光，副组长：陈俊江、政研室、经调室各一人，组员：谭勇军、戴小春

　　负责周书记、梁县长及陈副县长的讲话材料及易副县长主持词的起草，负责“招商引资年”活动实施方案，负责表彰文件的起草及工作和目标责任书的制作。

　　3.会务组：组长：梁礼泽，成员：张晓平、贺金菊、武艳、左丽君

　　负责材料的收集分发，报到，会场布置，电视报道等工作。

　　4.后勤保卫组：组长：汪洋，组员：向斌 翟令华

　　负责经费、食宿安排，奖品资金，会议人员患病就医及保卫工作等。

　　六、会场设备和用品的准备

　　准备会议所需的投影仪、白板和音像设备。

　　由公司前台秘书负责。

　　七、经费预算

　　1.会场租用费：680元

　　2.材料打印费：4000元

　　3.奖金：

　　（1）先进单位奖金：20×20xx=40000元

　　（2）先进个人奖金：33×600=19××0元

　　（3）20xx年度“万村千乡工程”标准化示范农家店：10×300=3000元

　　4.食宿费用：10××0元 （共77480元）

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会议方案的内容有 篇4

　　一、会议主题：

　　“分享经验 相互激励 团结进取”

　　二、会议时间

　　20xx年8月31日，9月1日

　　三、会议地点

　　会会议目的及意义

　　1、随着20xx年过半，为了更好地把我们这半年来的各项工作进行全面系统、详实准确地总结，共同分享我们的成长与经验，也为了在下半年我们能有更好地发展，公司决定组织召开20xx年半年度工作总结 活动。

　　2、今年作为海航公司清洁生产审核项目的规范之年，我们遇到了新的问题和困难，在各位同仁的共同努力下，我们基本完成年初制定的目标，在此对各位的支持和努力表示感谢!

　　四、会议参会人员

　　公司全体员工

　　五、会议流程与安排

　　本次年会的流程与安排如下：

　　20xx年8月31日(周五)

　　8:30 全体参会员工到达会议指定地点，按指定排座就位并签到，行政人员清点到场人数，准备会议开始;

　　9:00—9:10 大会进行第一项

　　由主持人宣布大会议程、宣读到会人员名单，宣布大会开始，放国歌，齐唱国歌。

　　9:10-9:20大会进行第二项

　　在主持人带领下，全体员工齐读公司存在的本源

　　9:20—10:20大会进行第三项

　　市场与技术部状元、榜眼就自己的成长过程与成功经验与大家进行分享，并由总经理颁发个人荣誉奖。(每人10分钟)

　　10:20-10:40大会进行第四项

　　公司两位老员工就公司变化历程做历史见证的讲话。(每人10分钟)

　　10:40-12:00大会进行第五项

　　技术服务中心术中心XXx代表公司目前最高审核技术主题进行发言(20分钟)

　　然后每位员工就20xx年上半年个人工作进行全面总结，并结合20xx年年初制定的规划与实际工作内容进行详细对比，明确提出自身存在的差距和问题并制定相应的解决办法;顺序为：

　　行政服务部xxx的总结和规划(每人20分钟) 财务服务部xxx的总结和规划(20分钟)

　　12:00-14：00午餐

　　14:00- 18:00会议进行第六项

　　项目发展中心xxx xxx的总结和规划(每人20分钟) 技术中心xxx xxx xxx的总结和规划(每人20分钟) 20xx年9月1日(周六)

　　9:00-10:30会议进行第七项

　　各部门主管就部门20xx年上半年整体情况和经验教训进行详细全面的总结，进行述职报告准备;顺序为

　　项目开发部xxx经理就部门20xx年上半年整体情况和经验教训进行详细全面的总结，进行述职报告准备(45分钟)

　　技术服务中心xxx主任就部门20xx年上半年整体情况和经验教训进行详细全面的总结，进行述职报告准备(45分钟)

　　10:30- 11:00会议进行第八项

　　公司领导就公司20xx年上半年整体情况和经验教训进行详细全面的总结，进行述职报告准备;

　　11:00 主持人宣告此次大会结束，组织员工离场。

　　六、会议准备及相关注意事项

　　会议的通知与宣传：公司行政服务部将本次会议活动进行公示和宣传，达到全员知悉，争取全民参与。

　　物品的采购准备：软皮笔记本2包，签字笔2盒，水果若干，咖啡1盒，纸杯1袋 物品准备：投影仪、激光笔、签到表

　　七、会议筹办任务

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会议方案的内容有 篇5

　　根据集团公司安排，集团公司xxx年工作会将于xxx年x月初举行。为办好这次会议，特制订本方案。

　　一、会议主题：贯彻落实全省经济工作会议精神，认真总结xxx年度工作，全面部署xxx年任务指标，以改革创新精神推进集团公司各项工作再上新台阶。

　　二、会议时间：xxx年x月8日-9日，会期2天。

　　三、会议地点：××酒店

　　四、会议规模：1.参加会议人员：集团公司xxx年工作会正式代表;2.特邀代表及列席人员。共计220人。

　　五、会议主持：×××

　　六、会议日程及主要议程

　　日期

　　时间

　　内容

　　出席对象

　　地点

　　x月8日

　　上午8:30-9:00

　　大会预备会议

　　全体代表

　　××酒店多功能厅

　　上午9:00-12:00

　　第一次全体会议

　　全体代表

　　××酒店多功能厅

　　下午2:00-5:00

　　分代表团讨论

　　各代表团成员

　　××酒店第一、二、三、四、五、六会议室

　　下午4:30-5:00

　　大会主席团会议

　　大会主席团成员

　　××酒店圆桌会议室

　　x月9日

　　上午9:00-12:00

　　第二次全体会议

　　全体代表

　　××酒店多功能厅

　　下午2:00-4:00

　　参观集团公司新办公大楼

　　全体代表

　　集团公司新办公大楼

　　七、会场布置

　　1.会场整体布置采用礼堂式，可以最大限度地摆放桌椅，容纳200人。会场两侧前后各摆放2台投影仪，以方便与会人员观看投影内容。

　　2.主席台布置：主席台制作背景墙，背景墙一般都是大红色为主，烘托会场气氛，显得简朴、大气、热烈;布置一排桌椅及立式报告席，摆放好主持人及主席台就座领导的坐席卡;主席台上方悬挂会议横幅，以红底白字标识会议名称。

　　3.会场入口处布置：在会场入口处设置好会议签到台或报到处，摆放会议主要日程安排、会场及周边公共区域布局图等展架，便于参会人员观看和了解相关信息。

　　4.酒店大厅布置：在酒店门口或大厅处要设置指示牌，帮助引导参会人员准确、快捷地进入会场。会场距离大厅较远时，在电梯前室或楼梯过道处可以增设指引牌。

　　5.音响、话筒、电源插座等要提前准备到位，确定好各设备的摆放位置与调试。无线话筒要有备用电池，照相机、摄像机、录音笔等要提前充足电，确保会议顺利进行。

　　八、会议材料准备

　　1.行政工作报告、工会工作报告、经济运行情况报告等材料;

　　2.会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、作息时间表、会议须知等;

　　3.业绩管理目标责任书、安全生产责任书等其他文件。

　　九、餐饮住宿及接送站安排(略)

　　十、会议通知(略)

　　十一、会务工作安排：由集团公司办公室负责(具体分组分工及进度计划略)。

　　十二、会议经费预算

　　1.场地租用费：××酒店会议室租金2天，共计××元。

　　2.摄像设备租用费：拟租摄像机1台，租金××元。

　　3.会场布置费：会议横幅标语制作××元、会场清洁××元，共计××元。

　　4.会议文件资料费：印制资料袋、制作牌匾、打印会议文件等，共计××元。

　　5.会议食宿费：住宿费××元，餐费××元，交通费××元，共计××元。

　　6.其他不可预计费：××元。

　　以上合计××元。

　　××集团公司办公室

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会议方案的内容有 篇6

　　1.预演性。会议筹备方案是会议过程的预演，为了确保会议顺利举行，需要会议工作人员通过设想和策划，将会议计划全过程可能发生的事项预先安排出来，形成相对严谨周密、可资指导实施的文字方案，以便统筹布置会议各项事宜。

　　2.周全性。会务工作是一项复杂的系统工作，一个会议特别是大中型会议往往涉及的点多面广，筹备组织工作稍有疏忽就会出现不可控因素而发生难于弥补的错误，造成不良影响，因此，在制定会议筹备方案时，要充分考虑方方面面的内容，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容。可以说，拟定一份考虑周全、细致缜密的会议筹备方案，是做好一切会务工作的前提和基础。

　　3.可操作性。制定会议筹备方案其目的是通过明确会议所需的人、财、物以及时间、地点等要素，细化具体事项及责任人、完成时间等，用以指导做好会议筹备工作，方案应当是具体详实的、操作性强的，否则就失去了方案的作用和意义。

　　二、全面掌握会议筹备方案的格式要素

　　会议筹备方案一般由标题、正文、尾部组成。

　　1.标题

　　标题一般由会议主办单位名称、事由和文种构成，如例文标题《××集团公司20××年工作会议筹备方案》，再如《××学院三届一次职工代表大会筹备方案》;也有的标题省去单位名称，由事由和文种构成，如《××会议筹备方案》。

　　2.正文

　　正文部分是方案的核心。一般因会议性质、规模等的不同，会议筹备方案的内容也有所区别和侧重，但主体要素不能缺少。至少要包括但不限于写明会议目的、任务、主题、时间、地点、参会人员范围、日程、议程、会议设备、文件资料、会务分工、会议经费等，一般分条列项写出。如例文中，方案对会议主题、时间、地点、规模、主持人、日程、会场布置、会议材料准备、餐饮住宿及接送站安排、会议通知、会务工作分工及进度、会议经费预算等作了详细计划，对单位领导、会议筹备人员和参会人员都具有较强的指导作用。有的大型会议还可以建立专门的会议筹备领导机构及工作机构，制定会议安全保卫工作及应急处置措施、媒体接待计划和宣传报道方案等。

　　3.尾部

　　落款处一般署上拟定会议筹备方案的单位名称和签署日期，必要时应加盖单位公章。

　　三、充分考虑会议筹备方案的注意事项

　　有些人往往对会议筹备方案不置可否，认为是可有可无、无关紧要的文件。事实上，编制会议筹备方案是一项系统性很强的工作，需要注意的事项很多。一份考虑细致全面的会议筹备方案，是整个会议的纲领性文件，其作用是不容小觑的，往往能确保会议的周密组织，确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导意图得以贯彻执行，从某种程度上决定了会议的`成效和质量。实际工作当中，有些会议还需向上级机关请示核准，会议筹备方案可作为上级审核批准的重要依据;有些会议需向联办或与会单位通报筹备情况，以便做好必要的准备，此时会议筹备方案又可起到周知信息的作用。从这个角度来看，就不难理解编制会议筹备方案的重要性了。

　　因此，秘书人员在制定会议筹备方案前，要明确领导意图，弄清筹备方案的目的、意义和要求，以便有的放矢地拟定方案。方案制定过程中，要反复多次与领导及有关方面商定和征求意见;对经费的把关要精打细算，不可太松也不可太紧，既不能过于铺张浪费，也不能影响会议效果。方案拟定后，要报经领导审核和批准，并及时召开会务工作会议，明确分工和时间节点，必要时可以进行会议模拟演练，以便发现问题，查漏补缺，进一步优化筹备方案。

　　特别是临近会议召开前，要组织对会议筹备工作情况进行现场检查验收，预先制定现场检查路线，确定现场检查重点，制作检查表单，以便现场检查时逐一查验核对，对未达到检查要求的项目及时提出整改和修订意见等。检查验收的主要内容包括：会议准备是否充分，会议环境条件是否具备，会议文件材料、用品准备、会议设备调试、会场布置等是否到位，以及会议应急预案、会议安全保卫工作是否就绪，会议期间能否排除各种干扰等。

　　总之，对会议筹备情况进行检查的过程，同时也是对会议筹备方案的齐备性、严谨性等再认识、再完善的过程，对会议筹备工作者改善工作方法、提高方案质量具有重要的实践意义。

　　会议方案模板

　　××市经济工作会议安排方案

　　1.会议主题：

　　贯彻落实中央经济工作会议精神。重点是讨论研究全市经济发展的一些突出问题，分析原因、理清思路、确定重点、提出对策，做好明年的工作。

　　2.会议的时间、地点：

　　拟定于×月×至×日(4天)，在××××招待所召开。×月×日下午或晚上报到。

　　3.会议规模：1.参加会议人员(正式代表);2.特邀代表和列席人员：工作人员(含服务人员)共计××人。

　　4.会议议程：

　　会议由市委书记、市长分别主持。

　　第一天大会由市长主持，听取市部分综合职能部门关于本年度工作总结和贯彻中央经济工作会议精神的具体措施的发言;

　　第二天分组讨论(围绕会议确定的讨论题目进行);

　　第三天继续分组讨论;

　　第四天上午继续分组讨论，下午大会由市委书记主持会议，市长作会议总结，书记讲话。

　　5.会议材料准备。

　　(1)大会发言单位材料;

　　(2)会议日程表、参加会议人员名单、主席台座次安排、分组名单(分组讨论地点)、讨论题目、作息时间表;会议须知等;

　　(3)会议参阅文件。

　　6.会务工作由市委办公厅、市政府办公厅负责(具体分工略)。

　　附：(1)会议通知(包括会议材料准备通知)

　　(2)会议日程表

　　(3)参加会议人员名单

　　(三)注意事项：方案拟定后，须报经领导审核和批准。方案一经批准，需作下列工作：

　　(1)召集会务工作会议，明确分工。主要分工有：文件起草包括(文件准备);会务服务(住宿安排)生活保障，宣传报到、交通疏导、医疗、保卫等，经费预算。

　　(2)草拟材料准备通知

　　(3)选定会场，并布置会场(包括会标)

　　(4)准备会议所需用品

　　(5)会议材料准备。

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会议方案的内容有 篇7

　　如何写好会议筹备方案?下面就由CN人才网小编给大家介绍吧，希望对大家有帮助。

　　一、认真领会会议筹备方案的基本特点

　　1.预演性。会议筹备方案是会议过程的预演，为了确保会议顺利举行，需要会议工作人员通过设想和策划，将会议计划全过程可能发生的事项预先安排出来，形成相对严谨周密、可资指导实施的文字方案，以便统筹布置会议各项事宜。

　　2.周全性。会务工作是一项复杂的系统工作，一个会议特别是大中型会议往往涉及的点多面广，筹备组织工作稍有疏忽就会出现不可控因素而发生难于弥补的错误，造成不良影响，因此，在制定会议筹备方案时，要充分考虑方方面面的内容，只有细节考虑具体、安排到位，在做会务准备工作时才能有条不紊、主动从容。可以说，拟定一份考虑周全、细致缜密的会议筹备方案，是做好一切会务工作的前提和基础。

　　3.可操作性。制定会议筹备方案其目的是通过明确会议所需的人、财、物以及时间、地点等要素，细化具体事项及责任人、完成时间等，用以指导做好会议筹备工作，方案应当是具体详实的、操作性强的，否则就失去了方案的作用和意义。

　　二、全面掌握会议筹备方案的格式要素

　　会议筹备方案一般由标题、正文、尾部组成。

　　1.标题

　　标题一般由会议主办单位名称、事由和文种构成，如例文标题《××集团公司20××年工作会议筹备方案》，再如《××学院三届一次职工代表大会筹备方案》;也有的标题省去单位名称，由事由和文种构成，如《××会议筹备方案》。

　　2.正文

　　正文部分是方案的核心。一般因会议性质、规模等的不同，会议筹备方案的内容也有所区别和侧重，但主体要素不能缺少。至少要包括但不限于写明会议目的、任务、主题、时间、地点、参会人员范围、日程、议程、会议设备、文件资料、会务分工、会议经费等，一般分条列项写出。如例文中，方案对会议主题、时间、地点、规模、主持人、日程、会场布置、会议材料准备、餐饮住宿及接送站安排、会议通知、会务工作分工及进度、会议经费预算等作了详细计划，对单位领导、会议筹备人员和参会人员都具有较强的指导作用。有的大型会议还可以建立专门的会议筹备领导机构及工作机构，制定会议安全保卫工作及应急处置措施、媒体接待计划和宣传报道方案等。

　　3.尾部

　　落款处一般署上拟定会议筹备方案的单位名称和签署日期，必要时应加盖单位公章。

　　三、充分考虑会议筹备方案的注意事项

　　有些人往往对会议筹备方案不置可否，认为是可有可无、无关紧要的文件。事实上，编制会议筹备方案是一项系统性很强的工作，需要注意的事项很多。一份考虑细致全面的会议筹备方案，是整个会议的纲领性文件，其作用是不容小觑的，往往能确保会议的周密组织，确保会议服务质量和沟通协调到位，确保领导意图得以贯彻执行，从某种程度上决定了会议的成效和质量。实际工作当中，有些会议还需向上级机关请示核准，会议筹备方案可作为上级审核批准的重要依据;有些会议需向联办或与会单位通报筹备情况，以便做好必要的准备，此时会议筹备方案又可起到周知信息的作用。从这个角度来看，就不难理解编制会议筹备方案的.重要性了。

　　因此，秘书人员在制定会议筹备方案前，要明确领导意图，弄清筹备方案的目的、意义和要求，以便有的放矢地拟定方案。方案制定过程中，要反复多次与领导及有关方面商定和征求意见;对经费的把关要精打细算，不可太松也不可太紧，既不能过于铺张浪费，也不能影响会议效果。方案拟定后，要报经领导审核和批准，并及时召开会务工作会议，明确分工和时间节点，必要时可以进行会议模拟演练，以便发现问题，查漏补缺，进一步优化筹备方案。

　　特别是临近会议召开前，要组织对会议筹备工作情况进行现场检查验收，预先制定现场检查路线，确定现场检查重点，制作检查表单，以便现场检查时逐一查验核对，对未达到检查要求的项目及时提出整改和修订意见等。检查验收的主要内容包括：会议准备是否充分，会议环境条件是否具备，会议文件材料、用品准备、会议设备调试、会场布置等是否到位，以及会议应急预案、会议安全保卫工作是否就绪，会议期间能否排除各种干扰等。

　　总之，对会议筹备情况进行检查的过程，同时也是对会议筹备方案的齐备性、严谨性等再认识、再完善的过程，对会议筹备工作者改善工作方法、提高方案质量具有重要的实践意义。

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